ACDC Document Governance Platform

ความสำคัญของการควบคุมเอกสารและทะเบียนทรัพย์สินองค์กร

ในองค์กรที่มีหลายหน่วยงาน หลาย Site หรือมีการใช้งานมาตรฐาน ISO หลายมาตรฐาน เอกสารควบคุมมักกระจายอยู่หลายแหล่ง มีหลายเวอร์ชัน และมีผู้รับผิดชอบที่แตกต่างกัน ส่งผลให้การค้นหาเอกสารล่าสุด การติดตามรอบทบทวน การยืนยันการอนุมัติ และการเตรียมหลักฐานสำหรับการตรวจประเมินใช้เวลามากขึ้น ACDC ช่วยให้องค์กรรวมศูนย์การควบคุมเอกสาร กำหนด Workflow และเชื่อมโยงเอกสารกับ Asset หรือ Evidence ที่เกี่ยวข้องได้อย่างเป็นระบบ

สิ่งที่องค์กรจะได้รับจาก ACDC Document Governance Platform

ควบคุมเอกสารและเวอร์ชันในระบบเดียว บริหารเอกสารควบคุมตั้งแต่ Draft, Review, Approve, Active จนถึง Obsolete พร้อมประวัติเวอร์ชันและสถานะที่ตรวจสอบได้

รองรับ Workflow หลายรูปแบบและหลาย Site กำหนดสายอนุมัติตามบริษัท หน่วยงาน Site ประเภทเอกสาร หรือมาตรฐานที่เกี่ยวข้องได้ตามโครงสร้างองค์กร

เชื่อมโยงเอกสารกับ Asset และ Evidence เชื่อมโยงทะเบียนทรัพย์สินกับ Policy, Procedure, Manual, Certificate, Maintenance Record หรือ Audit Evidence ได้อย่างชัดเจน

เพิ่มความพร้อมต่อ Audit และ Compliance Review ติดตามงานค้าง รอบทบทวน การรับทราบเอกสาร และ Audit Trail เพื่อสนับสนุนการตรวจสอบภายในและภายนอก

แนวทางเฉพาะของ ACinfotec

ACinfotec เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจโครงสร้างบริษัท หน่วยงาน Site มาตรฐาน ISO ที่เกี่ยวข้อง ประเภทเอกสาร ผู้รับผิดชอบ และกระบวนการอนุมัติจริงขององค์กร ก่อนออกแบบ Repository, Workflow, Role, Permission, Dashboard และแนวทางการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบให้เหมาะสมกับบริบทการใช้งาน

ขอบเขตงานและกิจกรรมจากบริการ ACDC Document Governance Platform

1. Document Repository & Master List

จัดเก็บเอกสารควบคุมแบบรวมศูนย์ รวมทั้งกำหนดรหัสเอกสาร ประเภทเอกสาร เจ้าของเอกสาร และ Tag

สร้าง Master List เพื่อช่วยติดตามเอกสารสำคัญขององค์กร

รองรับเอกสาร Policy, Procedure, Form, Work Instruction และ Supporting Document

2. Approval Workflow & Review Cycle

กำหนด Workflow แบบลำดับขั้นหรือคู่ขนาน และกำหนดรอบทบทวนเอกสารพร้อมระบบแจ้งเตือนล่วงหน้า

รองรับเงื่อนไขการอนุมัติแบบทั้งหมดหรือเสียงข้างมาก

ติดตามงานอนุมัติที่รอดำเนินการของผู้ใช้งาน

3. Multi-Site / Multi-Company / Multi-ISO

แยกโครงสร้างเอกสารตามบริษัท หน่วยงาน หรือ Site และรองรับ Workflow ที่แตกต่างกันในแต่ละ Site

ค้นหาเอกสารตามมาตรฐาน ISO หรือหมวดหมู่ที่กำหนด

ดูภาพรวมของเอกสารตามสิทธิ์ของผู้บริหารหรือผู้ดูแลระบบ

Role-Based Access Control & Security

กำหนดบทบาทผู้ใช้งาน เช่น Admin, Document Controller, Approver และ General User พร้อมควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามบทบาท หน่วยงาน หรือ Site

รองรับการติดตั้งแบบ On-Premise หรือรูปแบบที่สอดคล้องกับโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร

5. Asset Inventory Extension

บันทึกข้อมูล Asset Master Data เช่น รหัส ชื่อ ประเภท เจ้าของ หน่วยงาน และสถานะ

เชื่อมโยง Asset กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น Manual, Certificate, Maintenance Record และ Evidence

ระบบติดตาม Asset Status หรือ Lifecycle แบบพื้นฐาน พร้อมการนำเข้า/ส่งออกข้อมูลผ่าน Template และแสดง Dashboard พื้นฐาน

6. Dashboard, Audit Trail & Notification

Dashboard สรุปจำนวนเอกสารตามสถานะ ประเภท หรือรอบทบทวน

บันทึกประวัติการสร้าง แก้ไข อนุมัติ ดาวน์โหลด และเปลี่ยนสถานะเอกสาร พร้อมแสดงรายการงานที่รอดำเนินการของผู้ใช้งาน

แจ้งเตือนผ่านระบบและอีเมลตามเงื่อนไขที่กำหนด

ACDC Document Governance Platform เหมาะสำหรับใคร

ทีม ISO, Compliance และ Document Control ที่ต้องควบคุมเอกสารหลายมาตรฐาน

องค์กรที่มีหลายบริษัท หลาย Site หรือแต่ละ Site มี Workflow อนุมัติแตกต่างกัน

ทีม Internal Audit, Risk และ Governance ที่ต้องการหลักฐานและประวัติการดำเนินการที่ตรวจสอบได้

ทีม IT, Security หรือ Operation ที่ต้องการเชื่อมโยงเอกสารควบคุมกับ Asset และ Evidence ที่เกี่ยวข้อง

องค์กรที่ต้องการลดการใช้เอกสารกระดาษ ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มความพร้อมต่อการตรวจประเมิน

ผลลัพธ์และประสบการณ์จริงขององค์กรชั้นนำ

การใช้งาน ACDC ช่วยให้องค์กรบริหารเอกสารควบคุมและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

ลดเวลาการค้นหา ตรวจสอบ และยืนยันเอกสารฉบับล่าสุด

ลดความเสี่ยงจากการใช้เอกสารผิดเวอร์ชันหรือเอกสารที่ไม่ได้รับการอนุมัติ

เพิ่มความพร้อมต่อ Internal Audit, External Audit และการตรวจประเมินตามมาตรฐาน ISO

เห็นความสัมพันธ์ระหว่างเอกสาร Asset Owner และ Evidence ได้ชัดเจนขึ้น

เหตุผลที่องค์กรชั้นนำเลือก ACinfotec เป็นผู้ให้บริการด้านการบริหารจัดการเอกสารในระดับองค์กร

เข้าใจงาน ISO, GRC และ Audit Readiness ทีมงานมีประสบการณ์ด้านมาตรฐาน การกำกับดูแล การตรวจสอบ และการจัดทำหลักฐานเพื่อรองรับการตรวจประเมิน

ออกแบบให้รองรับ Multi-Site และ Multi-Workflow ช่วยวางโครงสร้าง Repository, Role, Workflow และ Permission ให้สอดคล้องกับบริบทของแต่ละหน่วยงานหรือ Site

เชื่อม Document Control กับ Asset Accountability ขยายจากการควบคุมเอกสารไปสู่การเชื่อมโยง Asset, Owner, Department และ Evidence เพื่อเพิ่มมุมมองด้าน Governance

มีแนวทาง Implementation ที่ใช้งานได้จริง ครอบคลุมตั้งแต่ requirement, setup, configuration, data preparation, UAT, training และ go-live support

มาร่วมพัฒนาองค์กร
ของท่านไปกับเรา

ACinfotec พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์เคียงข้างคุณ มาร่วมพัฒนาองค์กรของท่านไปกับเรา

ติดต่อเรา เพื่อขอรับคำปรึกษาฟรี : [email protected] หรือโทร 02-670-8980-4