e-Meeting ที่ถูกต้องตามกฎหมายต้องมีกระบวนการอะไรบ้าง?

ทำความรู้จัก e-Meeting กันก่อน

e-Meeting หรือการประชุมออนไลน์ ถือเป็นเครื่องมือหนึ่งในชีวิตประจำวันของเราไปแล้ว

ทว่าเมื่อพูดถึง e-Meeting ตามกฎหมาย พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 กำหนดให้การประชุมที่กฎหมายบังคับให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมสมาชิกสหกรณ์ การประชุมคณะกรรมการ ตามหน่วยงานหรือองค์กรที่กฎหมายจัดตั้ง หากมีการจัดประชุมในรูปแบบ e-Meeting จะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานหรือกระบวนการต่าง ๆ ตามกฎหมายฉบับนี้ด้วย และมาตรฐาน e-Meeting นี้ สามารถได้รับการรับรอง Certificate ได้เช่นกัน

การประชุมออนไลน์ e-Meeting ของหน่วยงานให้มีกฎหมายรับรอง

หน่วยงานไหนที่ต้องการใช้ระบบ e-Meeting ที่มีกฎหมายรับรอง สามารถใช้มาตรการทั้ง 7 มาตรฐานนี้

เพื่อเป็นการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ดังนี้

ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแสดงตัวตนระหว่างประชุม

โดยผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนที่ใช้ระบบ e-Meeting จะแสดงตัวตนโดยใช้วิธีการตามที่ผู้จัดกำหนด ซึ่งเราสามารถ ใช้ Username และ Password ที่ผู้ตั้งประชุมรับรอง

สื่อสารผ่าน e-Meeting

โดยระหว่างการทำ e-Meeting ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสื่อสารได้ด้วย 2 ทาง คือ เสียง หรือสามารถใช้ได้ทั้งภาพและเสียง ทั้งนี้ผู้จัดประชุมต้องมีช่องทางสำรอง เช่น โทรศัพท์ หรือ Message เพื่อติตต่อกับผู้ร่วมประชุมได้หลายทาง โดยทั้งนี้ผู้จัดประชุมต้องสามารถกำหนดจัดการสิทธิ์ผู้เข้าร่วมประชุมได้ตลอดเวลาการประชุม

เข้าถึงเอกสารประกอบการประชุม

โดยผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมได้ทุกเอกสาร ทั้งนี้เอกสารสามารถเป็นได้ทั้งรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ทั้งนี้ผู้กำหนดการประชุมจะต้องจัดส่งก่อนหรือส่งระหว่างการประชุม พร้อมกับแจ้งวิธีการเข้าถึงเอกสาร

การออกเสียงลงคะแนน

ในการประชุมนั้นต้องสามารถลงคะแนนแบบทั่วไป และสามารถระบุตัวและเจตนาของผู้ลงคะแนนได้ หรือในรูปแบบการลงคะแนนลับ สามารถทราบจำนวนของผู้ลงคะแนนและผลรวมคะแนน โดยไม่ต้องระบุตัวของผู้ลงคะแนน

จัดเก็บข้อมูลหลักฐาน พร้อมมีมาตรการที่ปลอดภัย

ซึ่งในระหว่างการประชุมจะต้องจัดเก็บข้อมูลหลักฐานเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นวิธีการแสดงตัวตน จำนวนและรายชื่อของผู้แสดงตัวตน และวิธีการลงคะแนนพร้อมทั้งผลคะแนน โดยจะต้องบันทึกรายงานการประชุม สามารถบันทึกเสียง หรือเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุมได้อย่างปลอดภัย มีมาตรฐานในการเก็บข้อมูลตามหลักสากล เว้นแต่จะเป็นการประชุมลับ จะไม่มีการบันทึกใด ๆ และสามารถตรวจสอบได้ว่า ไม่มีการบันทึกไว้จริง ๆ

มีมาตรการในการจัดเก็บ

ต้องมีมาตรการในการจัดเก็บข้อมูลการประชุม ที่จะต้องระบุตัวบุคคล หรือผู้ใช้งานของข้อมูล พร้อมกับวันเวลาของการประชุม โดยอิงเวลาตามมาตรฐานตามภูมิภาคประเทศของผู้จัดประชุม

มีช่องทางในการแจ้งเตือน

โดยในระบบ e-Meeting ที่ใช้ในหน่วยงานข้าราชการ จะต้องมีช่องทางในการแจ้งเตือน หากเกิดเหตุขัดข้อง เพื่อรองรับการแก้ไขปัญหา ที่เกิดขึ้นระหว่างประชุม

ปรึกษาเรื่องระบบ e-Meeting กับ ACinfotec

เรามีความมั่นใจในบริการที่ครอบคลุม ทั้งในด้านการให้คำปรึกษา ประเมินความพร้อม และแนะนำแนวทางดำเนินการให้สอดคล้องตามข้อเสนอแนะมาตรฐาน ฯ ดังนั้น e-Meeting จึงสามารถใช้ได้กับการประชุมที่ต้องการผลตามกฎหมาย หรือกฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หรือการประชุมของคณะกรรมการต่าง ๆ รวมทั้งยังใช้ได้กับการประชุมของภาครัฐ และภาคเอกชน เพื่อให้ได้รับใบรับรอง Certificate ในมาตรฐาน e-Meeting นี้